Wie dein Backoffice quasi von alleine läuft: Beste Tools

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Buchhaltung, Rechnungen, Mahnungen - Aufgaben, die Zeit fressen und wenig Spaß machen. 

Doch was, wenn das alles fast von allein laufen könnte? 

Wenn Rechnungen automatisch erstellt, Zahlungen überwacht und Steuerdaten ohne Aufwand übermittelt werden?

Viele Unternehmer verbringen unzählige Stunden mit Verwaltung, obwohl es längst Möglichkeiten gibt, diese Prozesse effizient zu gestalten. 

Doch wo liegt die Grenze zwischen smartem System und Kontrollverlust?

1. Rechnungen schreiben ohne Stress

Manuelle Rechnungen kosten Zeit und sind fehleranfällig. 

Easybill und Lexoffice erstellen Rechnungen automatisch, sorgen für rechtssichere Dokumente und senden sie termingerecht an Kunden. 

Wiederkehrende Rechnungen laufen ohne manuelles Eingreifen.

Diese Systeme überwachen Zahlungseingänge und senden bei Verzögerungen automatisch Erinnerungen. 

Das spart Zeit und reduziert Zahlungsausfälle. 

Durch automatisierte Rechnungsprozesse steigt die Zahlungsquote messbar

2. Mahnwesen automatisieren und Zahlungsausfälle reduzieren

Zahlungserinnerungen zu verschicken ist unangenehm - und oft zeitaufwendig. 

Doch offene Rechnungen kosten Liquidität und werden ohne klare Prozesse schnell zum Problem. 

Easybill verschickt bei uns automatisch nach sieben Tagen eine Zahlungserinnerung, nach weiteren 14 Tagen die erste Mahnung und nach 14 weiteren Tagen die zweite Mahnung. 

Falls dann keine Zahlung eingeht, kann der Fall automatisch an ein Inkassounternehmen weitergeleitet werden.

Ein klares System sorgt dafür, dass Kunden wissen, wann sie zahlen müssen. Zahlungsausfälle sinken, Liquidität bleibt gesichert​

3. Steuerdaten ohne Chaos verwalten

Buchhaltung und Steuererklärung sind für viele Unternehmer die größte Hürde. 

Doch statt am Monatsende alle Belege zusammenzusuchen, können smarte Systeme diesen Prozess deutlich erleichtern. 

Lexoffice und Easybill haben z.B. eine direkte Anbindung an DATEV. 

Rechnungen und Belege werden automatisch an den Steuerberater übermittelt.

Kein manuelles Hochladen mehr. Keine fehlenden Belege. 

Wer zusätzlich ein Cashflow-Tool wie Agicap nutzt, behält alle Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit im Blick​.

→ Wie kannst du dein Backoffice effizienter gestalten?

Ein gut organisiertes Backoffice spart Zeit, Geld und Nerven. 

Vielleicht lohnt es sich, einmal zu überlegen, welche Prozesse in deinem Unternehmen noch manuell laufen und wo du mit Automatisierung wertvolle Stunden zurückgewinnen kannst.

• Welche Rechnungsprozesse kosten dich am meisten Zeit?
• Wie kannst du den Mahnprozess standardisieren, ohne ständig hinterherlaufen zu müssen?
• Und wie sehr würde es deinen Arbeitsalltag erleichtern, wenn Steuer- und Buchhaltungsdaten automatisch verarbeitet werden?

In der Podcastfolge „Wie dein Backoffice quasi von alleine läuft: Beste Tools“ sprechen wir darüber, welche Systeme bei uns noch im Einsatz sind und wie sie unseren Alltag erleichtern.

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